Press "Enter" to skip to content

Comment organiser un spectacle : le guide complet

Organiser un spectacle peut s’avérer être un cauchemar administratif pour celui qui ne sait pas s’y prendre. Si cette activité n’est pas réservée aux professionnels du spectacle, il y a quand même quelques différences dans les démarches à suivre entre les professionnels, les amateurs et les associations. Pour vous aider à vous y retrouver, nous allons voir étape par étape dans ce guide ce qu’il faut faire pour avoir l’autorisation de réaliser une représentation en public, et pour en faire un succès.

Ce qu’il faut savoir au préalable

Comme toute activité professionnelle, l’organisation de spectacle est régie par un cadre législatif précis. Il existe deux lois qui se chargent de la réglementation de la tenue d’un évènement. Le premier concerne les spécialistes du spectacle, et est régi par l’ordonnance  n° 45-2339 du 13 octobre 1945, modifiée en dernier lieu par la loi n° 99-198 du 18 mars 1999 (JO du 19 mars 1999), décret no 2000-609 du 29 juin 2000, arrêté du 29 juin 2000 (JO du 1er juillet 2000). Rf : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000767808&categorieLien=id

Depuis le 1er octobre 2019, l’activité d’entrepreneur ne nécessite plus de licence, mais simplement la déclaration de son activité auprès du préfet de sa région. Cette déclaration ou cette information se fait en ligne et permet d’obtenir un récépissé qui vaut licence d’entrepreneur du spectacle. Néanmoins, le préfet de la région concernée peut s’opposer à la délivrance du récépissé.

Pour le cas d’un particulier ou d’une association, les textes relevant de l’organisation d’un spectacle vivant sont les articles L7122-19 de la législation française. Au vu de la loi, chacun peut organiser jusqu’à 6 spectacles vivants par année. Cependant, ces spectacles doivent figurer comme étant un spectacle amateur, et les artistes qui vont s’y présenter doivent entrer dans le régime des bénévoles. Donc ne perçoivent pas de salaire ou de cachet.

Spectacle professionnel ou spectacle amateur ?

Si vous avez du mal à vous repérer comme entrepreneur ou amateur, vous devez cerner les critères suivants :

  • L’évènement organisé est à destination d’un public : que l’entrée soit payante ou non, si votre spectacle est à destination d’un public autre que votre cercle familial, professionnel, ou votre congrégation (artistique, religieuse ou autre), alors vous dépassez le cadre amateur.
  • Un ou des artistes du spectacle vivant feront une prestation : Musiciens, chanteurs, danseurs… Si vous faites intervenir une personne qui est enregistré auprès de l’administration comme telle et que cette personne reçoit une rémunération. Dès lors que c’est le cas, vous êtes tenu par la loi de faire une déclaration auprès de l’administration sur votre activité sous peine d’une lourde amende.
  • Ceux-ci interprèteront une œuvre de l’esprit : Une œuvre de l’esprit est considérée aux yeux de la loi comme toute œuvre protégé par un droit d’auteur. L’interprétation d’une œuvre de l’esprit, que ce soit celui de l’artiste ou non, nécessite une autorisation spéciale et l’acquittement d’un droit auprès des autorités compétentes. Là aussi, vous passez en professionnel.

Si l’un de ces critères est rempli, vous figurez aux yeux de l’administration comme étant un entrepreneur du spectacle. Aussi, vous devrez vous déclarer comme tel sur le site https://mesdemarches.culture.gouv.fr/loc_fr/mcc/requests/THEAT_LICEN_declaration_00/?__CSRFTOKEN__=ad5455d4-c481-4c7e-96e1-cd93b63df8f4

Si ce n’est pas le cas, vous organisez un spectacle amateur, et vous devrez alors vous munir d’une autorisation auprès du préfet de votre région pour avoir l’autorisation de tenir un spectacle amateur.

Demande pour un récépissé valant licence d’entrepreneur du spectacle :

Pour pouvoir se déclarer entrepreneur du spectacle, la première étape consiste à créer un compte sur le site du ministère de la culture, si ce n’est déjà fait. Pour cela, rendez-vous sur le site mesdemarches.culture.gouv.fr

Une fois votre compte créé, vous aurez droit à votre espace personnel sur le portail du ministère de la culture.

Allez à l’onglet Faire une démarche et cliquez sur « Spectacle vivant », dernière dans la liste du menu déroulant « faire une démarche ».

Pour toute activité dans l’organisation d’un spectacle vivant, il est nécessaire d’avoir un numéro de licence d’entrepreneur de spectacle. Pour avoir cette licence, vous devez cliquer sur « déclaration d’activité d’entrepreneur de spectacles vivant »

Après avoir cliqué sur « Démarrer » en bas de la page dédiée

 Vous arriverez à la première étape de la demande où vous devez dénommer votre projet de spectacle :

Ensuite, il vous sera demandé de fournir le calendrier prévisionnel de vos activités.

Un modèle est téléchargeable sur le site, et vous n’aurez qu’à remplir les cases avec les informations nécessaires.

Pour le modèle de calendrier :

Une fois que vous aurez rempli le calendrier et mis en ligne sur le site, vous arrivez à la page suivante qui concerne votre personnalité juridique :

Pour plus d’informations sur le statut juridique, vous pouvez consulter le lien suivant :

Ensuite, vous passez à l’étape suivante, avec l’inscription de vos données personnelles :

Ensuite, vous devez accepter d’appliquer les conventions collectives relatives à l’emploi des professionnels du spectacle. Il ne sera jamais assez dit, mais le monde du spectacle est réglementé suivant le code du travail : https://www.legifrance.gouv.fr/affichIDCC.do?idSectionTA=KALISCTA000028157269&cidTexte=KALITEXT000028157267&idConvention=KALICONT000028157262

Pour en savoir plus sur ce qu’est une convention collective : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F78

Une fois cette étape franchie, il vous sera demandé si vous avez déjà eu une activité d’entrepreneur de spectacle dans les 3 dernières années. Si non, vous passerez directement à la prochaine étape. Si oui, vous serez dans l’obligation de fournir les pièces justificatives relatives à vos anciennes activités.

Par contre, si vous débutez dans cette carrière, il vous sera demandé de vous affilier aux organismes de protection sociale des professionnels du spectacle :

L’étape suivante concerne vos qualifications pour pouvoir prétendre à une licence d’entrepreneur du spectacle. Ainsi, vous devez :

  • soit détenir un diplôme de DTS (Bacc+2) dans l’ancien système éducatif, ou 120 crédits du système européen de transfert de crédit  (ECTS, tout domaine confondu).
  • Soit avoir une expérience professionnelle d’au moins 6 mois dans le spectacle vivant.
  • Ou encore bénéficier de 125 heures de formation minimum dans le domaine du spectacle vivant.

Remarque : Ces qualifications ne sont pas cumulatives et l’un ou l’autre suffit pur avoir la licence sous contrainte de présenter une pièce justificative valide.

Après, vous devez préciser la catégorie d’entrepreneur du spectacle à laquelle vous appartenez.

Aux yeux de la loi, l’activité d’entrepreneur de spectacles est régie sous les articles  L.7122-1 et L. 71222-2. Elle s’articule autour de trois métiers qui ne sont pas incompatibles entre eux :

  • Exploitant de lieu de spectacles vivants (catégorie 1) : cette catégorie concerne les personnes qui possèdent et utilisent un lieu spécialement aménagé pour des prestations artistiques telles que les salles de spectacles, les salles de théâtres…
  • Producteur et/ou diffuseur de spectacle (catégorie 2) : cette catégorie concerne les producteurs et managers d’artistes.
  • Les diffuseurs de spectacle (catégorie 3) : sont compris dans cette catégorie celles et ceux qui sont tenus par un contrat comme responsables de l’accueil du public, de la sécurité des spectacles, et les entrepreneurs de tournées qui ne sont pas directement responsables des artistes. En d’autres termes, ce sont les professionnels de l’évènementiel.

Chacune de ces catégories sont tenues d’avoir un récépissé octroyé par le ministère de la culture pour pouvoir organiser un spectacle. Cependant, l’obtention de ce récépissé est sujet à quelques conditions dont :

  • Le fait de remplir des conditions de compétence ou d’expérience professionnelle dans le domaine d’artistique. Seuls les diplômes et certificats de travail sont pris en compte comme pièce justificative.
  •  La déclaration de son activité auprès de l’autorité administrative compétente ;
  • Être détenteur d’un récépissé de déclaration d’entrepreneur de spectacles vivants, valant licence (l’autorité administrative compétente peut s’opposer à la validité du récépissé lorsque les conditions pour exercer l’activité d’entrepreneur de spectacles vivants ne sont pas remplies);
  • Ne pas avoir fait l’objet d’une décision judiciaire interdisant l’exercice d’une activité commerciale

Enfin, vous devrez inscrire la personne à contacter pour l’instruction du dossier.

Une fois cette étape franchie, il ne vous reste plus qu’à enregistrer votre dossier sur le site et vous recevrez votre récépissé si votre dossier est entièrement valable.

Remarque :

  • Le récépissé de déclaration d’entrepreneur de spectacles ne sera validé par l’administration que 30 jours après la réception de votre dossier. De plus, votre dossier doit STRICTEMENT respecter les conditions exigées tout au long de votre inscription.
  • Ces 30 jours seront comptés dès la souscription d’un DOSSIER COMPLET auprès de l’administration. S’il manque des pièces justificatives ou des informations à votre dossier, vous serez notifié des informations manquantes et un délai vous sera imposé pour les compléter.

Récapitulatif des dossiers à fournir pour l’obtention d’un récépissé d’entrepreneur du spectacle :

Un calendrier prévisionnel des spectacles que vous voulez organiser dans l’année.

Un modèle en version Excel est téléchargeable lors de votre souscription.

Une pièce justificative attestant que vous avez les compétences nécessaires pour être un entrepreneur du spectacle : Diplôme ou certificat valide, attestation de formation de 125 heures minimum dans le domaine du spectacle vivant, ou un contrat de travail valide d’une durée de 6 mois dans le domaine du spectacle.

Organiser un spectacle

Avant d’entrer dans les détails de l’organisation, la première chose à faire est de savoir exactement ce que vous voulez faire. Faire un spectacle oui, mais en faire un qui atteigne son public c’est mieux. Aussi, il y a quelques questions préalables que vous devez vous poser, et surtout marquer dans votre dossier. Nous reviendrons plus tard sur ledit dossier, mais en attendant, voici les dits questions que vous devez vous poser :

  • Quelle date ?
  • Quel lieu ?
  •  Quel public ?
  • Quelle prestation ?
  • Quel budget ?

Le plus important, c’est que vous connaissiez sur le bout des doigts les spécificités de votre public cible. Mieux vous le définirez, plus d’impact votre spectacle aura. Mais répondre à ces questions ne relève pas uniquement d’un besoin de marketing. Lorsque vous présenterez votre dossier à l’administration, ces informations seront essentielles pour obtenir l’autorisation de tenir votre évènement.

  • Quelle date et le lieu du spectacle ?

La date à laquelle vous tenez votre spectacle est importante dans la mesure où elle définira les modalités pour l’obtention de votre autorisation. De manière générale, il vous sera impossible d’en avoir une si vous organisez un spectacle musical près d’une école pendant les heures de cours. De même, les conditions de sécurité liées à l’organisation d’un évènement vous obligeront à prendre certaines mesures spécifiques. Aussi, il est préférable de tenir l’évènement dans un endroit approprié à des heures appropriées. Le meilleur choix se porte tout naturellement sur les espaces dédiés à cet effet comme les salles de spectacles, à des heures convenables (en soirée ou en week-end). Les critères de validité d’un lieu sont son accessibilité, les conditions de sécurité, et sa capacité d’accueil.

  • Quel public ciblé ?

Lors de la demande d’une autorisation, il vous sera demandé la nature du spectacle et le public ciblé par votre évènement. Il faut savoir que les autorisations, les modalités d’organisation, l’encadrement de l’événement, le choix des artistes… diffèrent selon qu’il s’agisse d’un public mineur ou majeur. Le plus important à savoir est que la nature de votre spectacle, vos propos ou vos idées, l’endroit et l’heure à laquelle vous le tenez ne représentent pas une menace pour votre public (violence dans les propos, non-respect de la moralité…). Sinon, il y a encore quelques règles à respecter pour l’accueil et l’encadrement d’un public mineur, notamment :

  • Obligation de moyens : les organisateurs d’un spectacle se doivent de mettre tous les moyens à leur disposition pour assurer la sécurité des enfants.
  • Obligation de surveillance : l’obligation de surveillance impose aux organisateurs de désigner un membre du l’équipe pour surveiller les enfants. La surveillance doit se faire dès lors que les enfants sont présents sur les lieux, et ne s’arrête que quand ils la quittent. De même, il est conseillé de donner des consignes de sécurité pour les enfants avant le début du spectacle.
  • Conformité des locaux et des équipements : les organisateurs d’évènement sont tenus par la loi de prêter particulièrement attention à la conformité des locaux sur les normes d’hygiène, d’accessibilité et de sécurité. En d’autres termes, les locaux utilisés pour l’évènement doivent être conformes aux normes des établissements recevant du public (ERP).
  • La souscription à une assurance : tous les organisateurs d’évènement sont tenus par la loi de souscrire à une police d’assurance afin de se prévenir des risques éventuels. Ainsi, ce sera la police d’assurance qui va garantir sur le plan de la responsabilité civile tous ces risques.
  • Quelle prestation et quels intervenants?

Comme il a été dit plus haut, la nature de votre prestation ne devra pas représenter un danger pour votre cible. Aussi, la nature de vos prestations ainsi que les intervenants qui vont y participer devront aussi être marqués dans votre dossier d’organisation.

Tout d’abord, il existe deux types de prestations suivant que vous organisiez un spectacle à but lucratif ou non.

  • Spectacle à but non lucratif

Les modalités de l’organisation d’un spectacle à but non lucratif sont régies par la loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine. Un spectacle est considéré à but non lucratif quand les intervenants qui y participent ne sont pas rémunérés par un salaire. Ainsi, ils tombent dans le régime des artistes amateurs, tel que présenté dans l’article 32 dudit loi, stipulant « Est artiste amateur dans le domaine de la création artistique toute personne qui pratique seule ou en groupe une activité artistique à titre non professionnel et qui n’en tire aucune rémunération. » De même, « la représentation en public d’une œuvre de l’esprit par un artiste amateur ou par un groupement d’artistes amateurs relève d’un cadre non lucratif, y compris lorsque sa réalisation a lieu avec recours à la publicité et à l’utilisation de matériel professionnel. »

Ils sont alors considérés comme étant bénévole, et ne dépendent pas des règlements du code de travail.

  • Spectacle à but lucratif

Si vous employez des artistes et qu’ils sont rémunérés par un salaire, votre spectacle sera alors considéré aux yeux de l’administration comme étant un spectacle à but lucratif. Dans ce cas, vous devrez voir les modalités d’engagement d’un intermittent du spectacle auprès du GUSO. Nous verrons cette partie plus basse dans les démarches administratives nécessaires à l’organisation d’un spectacle.

Remarque :

Il existe un alinéa à l’article 32 de la LOI n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine qui offre la possibilité aux professionnels du spectacle de prendre des bénévoles ou des artistes amateurs dans le but de valoriser les jeunes talents. « Toutefois, par dérogation aux mêmes articles L. 7121-3 et L. 7121-4, les structures de création, de production, de diffusion et d’exploitation de lieux de spectacles mentionnées aux articles L. 7122-1 et L. 7122-2 du même code dont les missions prévoient l’accompagnement de la pratique amateur et la valorisation des groupements d’artistes amateurs peuvent faire participer un ou plusieurs artistes amateurs et des groupements d’artistes amateurs, constitués sous forme associative, à des représentations en public d’une œuvre de l’esprit sans être tenues de les rémunérer, dans le cadre d’un accompagnement de la pratique amateur ou d’actions pédagogiques et culturelles. »

  • La budgétisation d’un spectacle

La budgétisation est une étape cruciale de l’organisation de toute activité dans la mesure où elle permet d’étudier la faisabilité de votre spectacle. Outre les dépenses courantes à l’organisation de toute activité, il faut aussi et surtout penser aux dépenses liées aux diverses autorisations nécessaires à sa réalisation. Ces dépenses concernent :

  • Les taxes relatives à l’organisation d’un spectacle :

Si vous organisez un évènement occasionnel et que vous n’êtes pas un professionnel du spectacle, vous avez droit à une exonération de taxe par année équivalant jusqu’à 6 prestations. Au-delà de 6 spectacles, vous devrez changer votre statut en professionnel du spectacle. Vous devrez alors vous déclarer auprès du ministère de la culture pour avoir le récépissé valant droit de licence.

  • Les droits d’auteur :

En tant qu’artistes, il n’y a rien de mieux que le soutien mutuel pour avancer. Et la meilleure façon de soutenir les créateurs, c’est de les créditer pour leurs œuvres.

Législation sur les droits d’auteurs 

Il faut déjà savoir qu’il existe deux types de droit d’auteur, le droit patrimonial et le droit moral d’un œuvre.

Le droit patrimonial donne à un auteur la liberté de disposer de son œuvre comme il le veut, de l’éditer ou de filtrer sa diffusion. Pour le droit moral, il s’agit des royalties qu’un auteur touche pour l’exploitation de ses œuvres. En France, le droit moral de tout œuvre de l’esprit est géré par deux institutions, la SACEM pour la musique, et la SACD pour les arts dramatiques.

Le droit patrimonial est inaliénable à ou aux auteurs de l’œuvre en question, tandis que le droit moral a une durée de validité. Ainsi, elle se limite à :

  • 70 ans après le décès de l’auteur, à compter du 1er janvier de l’année suivant celle du décès.
  • Dans le cas d’une œuvre de collaboration, l’œuvre passe dans le domaine public à compter de la mort du dernier auteur.
  • Pour les œuvres collectives ou anonymes : 70 ans à compter du 1er janvier suivant l’année de la publication.
  • Pour le cas d’une œuvre posthumes divulguée après le délai de 70 ans suivant le décès, il faudra encore attendre 25 ans à compter du 1er janvier suivant l’année de publication.

Remarque :

Une œuvre est dite de collaboration quand tous les auteurs jouissent des mêmes droits sur l’œuvre. Par contre, elle est dite collective quand l’œuvre a été produit à la demande de quelqu’un d’autre. C’est par exemple le cas pour les boîtes de production qui détiennent la majorité des droits des œuvres qu’ils réalisent (album musique, scénario de film, bandes originales…)

Pour le cas d’une réadaptation ou d’un œuvre existant, il est nécessaire d’avoir l’autorisation de l’auteur original avant l’adaptation d’un œuvre. Cela se fait à travers un contrat d’adaptation, et dans ce cas l’auteur de l’œuvre dérivé aura un droit d’auteur propre à sa création.

Pour en savoir plus sur les droits d’auteur, vous pouvez consulter le lien : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000315384

Donc concrètement, si vous jouez un œuvre dont l’auteur est décédé depuis plus de 70 ans, vous avez légalement le droit de le faire. Par contre, si vous jouez l’interprétation de l’œuvre d’un auteur vivant, vous devez soutenir l’auteur en vous acquittant de ses droits moraux. Pour cela, vous devez vous diriger auprès des entités suivantes :

  • SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs, et éditeurs de Musique)

La SACEM s’occupe des droits d’auteur dans le domaine de la musique. Les tarifs nécessaire à l’exploitation d’une œuvre protégée par la SACEM sont fixés par les modalités suivantes :

  • Si les dépenses nécessaires à l’organisation de l’évènement ne dépassent pas les 3000€ et que le prix d’entrée lors de l’évènement ne dépasse pas 20€, le forfait est fixé comme suit
  • Si les dépenses nécessaires à l’organisation de l’évènement dépassent les 3000€ et/ou que le prix d’entrée lors de l’évènement dépasse 20€, les taxes sur les droits d’auteur seront établi à 11% des recettes réalisées (100 % des recettes entrées + 50 % des recettes annexes) soit sur le budget des dépenses engagées pour les séances sans recettes. Cependant, le montant final résultant de ce calcul ne doit pas passer en dessous du tarif de base qui est fixé à 59,69€.

Remarque :

  • Les recettes « entrées » fait référence à la totalité des recettes brutes, toutes taxes et service inclus, produites par la vente de titres d’accès : billets d’entrée (abonnements et réservations compris), suppléments perçus à l’occasion de changements de places, tickets-consommation (dès lors que le prix unitaire de ceux-ci est supérieur ou égal au double du prix de la consommation la plus vendue au cours de la séance), toute contrepartie conditionnant le droit à l’accès.
  • Les recettes « annexes »incluent toutes les autres recettes brutes, toutes taxes et service inclus, résultant de la vente de services ou produits au public à l’occasion ou au cours de la séance, c’est-à-dire notamment les consommations, repas et les programmes (le produit de la vente des tickets consommation, dès lors que leur prix unitaire est inférieur au double du prix de la consommation la plus vendue au cours de la séance, est intégré dans les recettes annexes). Sont exclues les recettes publicitaires, les recettes provenant du vestiaire et des quêtes (lorsqu’elles ne constituent pas la contrepartie de l’accès à la séance), ainsi que les recettes résultant de la vente de produits principalement utilisés ou consommés en dehors de la séance (tee-shirts, disques, pin’s, pochettes surprises…).
  • Le budget des dépenses engagées nécessaire au calcul du coût des droits d’auteurs inclue la rémunération de tous les artistes et des techniciens, les dépenses relatives aux détails techniques du spectacle (matériels, costumes, location des salles…) et les dépenses en publicité (affiches, publicité…)
  • SACD (Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques)

Pour les arts dramatiques, l’entité qui en est responsable est la SACD. Tout comme la SACEM, les royalties à payer concernant les droits d’auteurs de la SACD se calculent sur le revenu du spectacle. Voici un tableau récapitulatif des calculs selon la nature de l’œuvre à présenter :

EXPLOITATIONS
PROFESSIONNELLES
Tarif Paris Tarif région
parisienne et régions
OEUVRE(S) PRINCIPALE(S)
Œuvre dramatique

Œuvre lyrique

Ballet et œuvre chorégraphique

Œuvres de cirque et arts de la rue

Spectacles de marionnettes

Mime

Sons et Lumières et feux d’artifice

Spectacles composés (montages dramatiques de textes), etc.
12 %

de l’assiette 
10,5 %

de l’assiette 
Contribution à caractère social et administratif sur œuvres principales (CCSA) 1 % de l’assiette  2,10 % de l’assiette 
DRM (droit de reproduction mécanique ou droit de reproduction des musiques) 0,30 % de l’assiette des droits d’auteur
ŒUVRE(S) ASSOCIEE(S)
Mise en scène 2 % de l’assiette, sauf meilleur accord pour l’auteur
Musique de scène originale 0,10 % de l’assiette par minute utilisée plafonnée à 4 % de l’assiette, (sauf meilleur accord pour l’auteur) et avec un plancher de 0,50 %

ou 2 % de l’assiette des droits d’auteur en l’absence de communication du détail des musiques avant la 1ère représentation
Autres œuvres adjointes

(texte additionnel, chorégraphie additionnelle, etc.)
0,10 % de l’assiette par minute utilisée plafonnée à 4 % de l’assiette, sauf meilleur accord pour l’auteur
DRM (si musique dissociable) 0,15 % de l’assiette des droits d’auteur
Surtitrage 2 % de l’assiette
Première Partie (ensemble des contributions) dans un spectacle de One man Show 0,5 % de l’assiette
Contribution à caractère social et administratif sur œuvres associées (CCSA) 1/12ème des droits d’auteur 1/5ème des droits d’auteur
  • Monter un dossier de spectacle

A cette étape de l’organisation de votre spectacle, vous devez déjà avoir une idée précise de ce que vous voulez produire. A cet effet, il est temps d’avancer un peu plus et de passer au montage de votre dossier de spectacle. Ce dossier est primordial car il servira à demander les autorisations nécessaires pour votre évènement auprès de l’administration. De plus, selon vos moyens, vous pourrez être amené à faire une demande de financement ou être à la recherche de mécènes. Ainsi, la réponse positive à votre demande se basera uniquement sur la qualité de votre dossier.

Un dossier de spectacle est un petit livret qui se divise en 5 grandes parties :

  • Présentation du projet, incluant les porteurs du projet,
  • Les moyens à mobiliser pour la réalisation votre spectacle,
  • L’argumentaire à destination de vos interlocuteurs (administration, autorité, mécènes, sponsors…)
  • Le plan de communication de votre spectacle,
  • Les annexes.

Présentation du projet (2 pages)

Comme son nom l’indique, la première partie de votre dossier va présenter de manière claire et précise votre spectacle. Concernant son contenu, vous devez marquer les informations suivantes :

  • Quoi : quel genre de spectacle vous souhaitez organiser, et dans quel but. Si vous avez déjà tenu le même évènement avant, indiquez-en dans cette partie l’historique. Pour bien présenter vos projets, n’hésitez pas à « vanter » votre spectacle. Indiquez l’objectif de l’évènement en mettant en avant ses retombées culturelles, son importance pour votre public. Vous pouvez aussi présenter ses retombées économiques si elles sont pertinentes (offre d’emploi pour les intermittents du spectacle) Vous pouvez aussi marquer dans cette partie vos intentions artistiques.
  • Les détails d’organisation : Cette partie concerne la présentation de l’endroit, de la date et de la cible de votre spectacle. Ici aussi, il est important de mettre en avant la raison de votre choix pour la date et le lieu. Par exemple, vous pouvez dire que l’endroit a été choisi pour l’importance qu’elle représente pour votre public. Néanmoins, évitez de faire une redondance d’informations. Si vous avez déjà discuté de cela dans la première partie, il est inutile de le reprendre ici. Enfin, n’oubliez pas de marquer le programme de votre spectacle.
  • Présentation des porteurs du projet (2 pages) : Dans cette partie, vous devez marquer les informations sur vous ou sur votre entité. Déclarez votre statut juridique, présentez vos contacts, et si vous avez de l’expérience dans l’organisation ou l’exécution d’un spectacle. Parlez aussi de l’origine de votre projet, cela va aider votre interlocuteur à déterminer vos motivations. Enfin, vous pourrez aussi écrire dans cette partie la pérennité de votre spectacle. Si vous avez l’intention d’en faire un évènement annuel, précisez-le.

Les moyens à mobiliser pour la réalisation votre spectacle

Dans cette partie, vous devez indiquer :

  • Les moyens humains : Marquez le nombre de personnes qui vont travailler à la réalisation de votre spectacle : Les artistes, les techniciens, le personnel de sécurité…
  • Les moyens logistiques : Ici, vous devez indiquer tout le matériel dont vous aurez besoin. Il est important de marquer ceux qui sont déjà à votre disposition, mais marquez aussi ce dont il vous manque. Vous pouvez intégrer le matériel qui vous fait défaut dans une demande de partenariat.
  • Le budget prévisionnel : Le budget prévisionnel sera présenté sous forme de tableau. Marquez toutes les dépenses nécessaires à l’organisation de votre spectacle, et surtout n’omettez aucun détail. Pour vous aider, voici un exemple de budget prévisionnel :
  BUDGET PREVISIONNEL A LA REALISATION DU SPECTACLE XXX
  DESIGNATION UNITÉ NOMBRE / JOURS PRIX
ORGANISATION Location salle de spectacle 1 1 jour 500 €
Hébergement des artistes 2 chambres 1 nuitée 120 €
Location de voiture de transport de matériel 1 2 voyages 450 €
Production d’un spot publicitaire 1 500 €
Insertion du spot publicitaire 3 fois par jour Pendant 1 semaine avant le spectacle 1300 €
Achat/Location de matériel Micro 3 1 jour 150 €
Haut-parleur 5 1 jour 400 €
Table de mixage 1 1 jour 200 €
Jeu de lumières 1 1 jour  
Effets pyrotechniques 1 1 jour 500 €
Caméra 3 1 jour 600 €
Achat Disques durs 2 500 €
Rémunération du personnel Cachet des artistes 3 1 cachet 900 €
Ingénieur son 1 1 jour 350 €
Régisseur 1 1 jour 250 €
Intendance 2 1 jour 400 €
Service de sécurité 3 1 jour 200 €
  TOTAL 7.320 €[1]

L’argumentaire à destination des partenaires

Dans cette partie, vous devez renseigner ce que vous attendez de vos partenaires. Présentez la nature exacte de vos besoins, qu’il s’agisse de soutien financier ou de matériel. Si besoin, faîtes-en une liste pour en faciliter la compréhension. Ensuite, annoncez ce que vous offrirez à votre partenaire en retour. De manière générale, la contrepartie d’un partenariat revient toujours à une visibilité pour votre partenaire. Ainsi, vous pouvez leur proposer de présenter leur logo sous forme de bannière pendant votre spectacle, ou encore faire une communication sur leur produit. De même, vous devrez toujours annoncer vos partenaires si vous faîtes une conférence de presse ou de la publicité.

Le plan de communication de votre spectacle

Le plan de communication est un document qui rassemble toutes les actions de communication nécessaires à la promotion de votre spectacle. Le plan de communication est accompagné d’un calendrier de travail. Voici un exemple de plan de communication pour un spectacle qui se passera au mois de Juin 2020.

Désignation Objectif Lieu Calendrier de travail
Création d’une page pour l’évènement dans les réseaux sociaux Communiquer sur l’évènement et sur ses organisateurs Réseaux sociaux 3 mois avant le spectacle
Réalisation d’une affiche pour le spectacle Promouvoir le spectacle et ses partenaires Panneau d’affichage, lieu du spectacle, cafés et restaurants… 1 mois avant le spectacle
Publicité multimédia Promouvoir le spectacle et ses partenaires Télévision/ Radio Tous les jours, 2 semaines avant le spectacle
Participation à des plateaux télé ou radio Promouvoir les artistes qui vont y participer Émission culturelle Une semaine avant le spectacle

Les annexes

Dans les annexes, vous renseignez les dossiers complémentaires qui pourraient renforcer votre dossier. Il peut s’agir des dossiers administratifs et des CV des organisateurs, les dossiers de presses des artistes ou des organisateurs… Vous pouvez aussi inclure dans les annexes un exemplaire de contrat de partenariat.

Remarques générales :

  • Lorsque vous rédigez un dossier de spectacle, n’hésitez pas à inclure des photos dans votre dossier. Le visuel est toujours plus percutant qu’une longue rédaction.
  • Votre dossier de présentation devrait toujours intégrer les qualités suivantes : il est court et parle directement de l’essentiel. Il doit être aéré, donc faites attention à votre mise en page. Crédible, surtout lorsque vous présentez votre budget prévisionnel et votre plan de communication. De plus, vous devez vous en tenir à tout ce que vous avez marqué dans votre dossier.
  • Enfin, si vous envoyez votre dossier par e-mail, il est judicieux de l’accompagner d’une lettre d’introduction. De plus, votre lettre d’introduction devrait se terminer par une demande de rendez-vous.

[1] Chiffres utilisés à titre illustratifs, ne reflète pas la réalité.